"We zien nu wat het kost"
In vier jaar tijd groeide technisch dienstverlener Inserva uit van 12 tot 85 medewerkers. Het succes loopt parallel met de vraag naar uitbesteding van de technische diensten van klanten zoals de Twentsche Kabelfabriek Haaksbergen en Nefit Industrial. Uitbesteding kan 20 tot 25 procent goedkoper zijn, aldus de ervaringen, maar vraagt beslist een goede voorbereiding.
"Uitbesteding was voor ons een van de manieren om tot kostenbesparing te komen", begint Gertjan Bezemer, indertijd technisch directeur van de Twentsche Kabelfabriek Haaksbergen. "Onderhoud hoort niet tot onze kernactiviteiten, wij ontwikkelen, produceren en verkopen kabel." "Hetzelfde geldt voor ons, behalve dat wij ons concentreren op de productie van gietwerk en diverse verspanende activiteiten voor derden", stelt Cees Alberts, bedrijfsleider bij Nefit Industrial in Deventer. "We wilden ons richten op de kerntaken en onze vaste kosten ombuigen naar flexibele. Elke medewerker betekent immers jaarlijkse vaste kosten. Het was een logische stap, maar geen kwestie van de knop omzetten."
Eerst afslanken
Nefit Industrial stapte in 1995 over, de Twentsche Kabelfabriek Haaksbergen (TKF) zette de stap begin 2003 en RPC Tedeco-Gizeh uit Deventer volgde in november 2004.
Al verschilt de periode van ervaring, toch kijken de eerste twee bedrijven terug op een geslaagde missie. In het eerste jaar reeds realiseerde TIG: grotendeels de beoogde kostenbesparing van 20 procent. Nefit Industrial boekte in twee jaar een besparing van 30 procent. "Eigenlijk wilden we al eerder uitbesteden", bekent Cees Alberts. "Dit bleek echter onhaalbaar zonder eerst de organisatie af te slanken."
Door de technische dienst efficiënter in te richten en geholpen door het natuurlijk personeelsverloop, bracht Nefit Industrial in 1993 het technische personeelsbestand terug van 45 tot 36 fte's. Op dat moment werd uitbesteding voor het eerst serieus overwogen. De plannen stuitten echter op ernstige bezwaren bij de ondernemingsraad en het personeel die het beoogde rendement betwistten. "Vanwege een nieuwe recessie hebben we het plan toen laten rusten", aldus Alberts. "Het moest nog slanker en een volledige reorganisatie van het bedrijf volgde. De TD telde daarna 23 medewerkers." Ondertussen groeide bij de medewerkers en de OR van Nefit Industrial het besef dat er 'iets gedaan moest worden' om als bedrijf te kunnen overleven. Het bedrijf is daarom medio 1994 gestart met een kennismakingsprocedure met bedrijven aan wie de TD eventueel kon worden uitbesteed.
Het belang van een goede voorbereiding wordt ook door TKF onderschreven. Van meet af aan werd daarom helder met de betrokkenen gecommuniceerd.
Zekerheid voor het personeel
"Het is immers een hele stap en niet meer dan logisch dat het personeel zekerheid wilde over de arbeidsvoorwaarden", aldus Bezemer. "Met de overstap bleven alle medewerkers binnen de CAO in de Metalektro. Wat het salaris en de pensioenafspraken betrof veranderde er dus niets." Naast de vertrouwde bedrijfsnamen zouden de overgestapte medewerkers eventueel ook voor andere bedrijven worden ingeschakeld. "Dat was voor de ene medewerker moeilijker dan voor de andere", herinnert Alberts zich. "Voor sommigen was het juist een uitdaging om ook bij bedrijven in de buurt te worden ingezet.' De grootste verandering zat voor beide bedrijven in de benadering van de begrippen noodzakelijk onderhoud en opdrachtgevers.
De werkzaamheden van Inserva richten zich vooral op het noodzakelijke onderhoud en minder op wenselijk onderhoud, waarin doorgaans veel uren verloren gaan.
Meer inzicht in kosten
De exacte werkwijze voor uitbesteding van het technisch onderhoud varieert van bedrijf tot bedrijf, maar komt bij Inserva in grote lijnen neer op dezelfde basisaanpak. Het vastgestelde periodieke en preventieve onderhoud, de bijbehorende inspectie en aanverwante zaken worden tegen een vast maandbedrag uitgevoerd. Afhankelijk van de overeenkomst kunnen kleine extra klussen op basis van nacalculatie worden verrekend. Voor het grotere werk, zoals wijzigingen en revisies wordt eerst een offerte gemaakt.
De opdrachtgevers koppelen altijd de uitvoering en kwaliteit van reparaties terug. Offertes worden nauwkeurig bekeken en zo houden Nefit en TKF de vinger aan de pols.
Dankzij deze aanpak ontstond binnen Nefit Industrial een beter beeld van wat het onderhoud werkelijk kost. Cees Alberts: "De afdelingschefs zijn zelf budgetverantwoordelijk en worden dus direct geconfronteerd met het prijskaartje. Daarnaast hebben ze gezien dat we reeds na twee jaar 30 procent op de onderhoudskosten konden besparen, terwijl de kwaliteit van het onderhoud en de service gelijk is gebleven, zo niet werd verbeterd."
Het moet klikken
Op dit moment werken er tien Inserva-technici bij en voor Nefit Industrial. Acht op locatie en twee in het Inserva-pand dat op hetzelfde industrieterrein in Deventer is gevestigd. Inserva Haaksbergen telt circa 40 medewerkers. Eind oktober 2003 betrokken zij feestelijk een gloednieuw onderkomen. De betrouwbaarheid van de dienstverlening wordt door Alberts en Bezemer als prima ervaren. De overstap op uitbesteding verliep conform de gestelde vooruitzichten. Reëel, correct en zonder te vervallen tot in oeverloos gediscussieer, zowel mondeling als op papier. Natuurlijk is er een contract nodig, maar dat hoeft niet tot in de details te worden opgesteld.
Voorwaarde is wel dat het vertrouwen wederzijds is en dat het moet 'klikken' tussen de klant en zijn leverancier. Gertjan Bezemer: "Belangrijk is dat je merkt dat het overgestapte personeel voldoening vindt in het werken bij een slagvaardige organisatie met een andere inslag. Ze maken nu omzet met het uitvoeren van onderhoud. Vroeger waren ze een kostenpost dat is een wezenlijk verschil."
Hoe minder het klikt, hoe meer je dient vast te leggen, stellen beide uitbesteders.
Als voorbeeld voor de eerlijke relatie zonder al te veel papierwerk noemt Alberts het aspect `vakmanschap'. Inserva dient ervoor te zorgen dat haar medewerkers op niveau zijn en blijven. Dit vooral gezien de toename van elektronica binnen diverse machines en systemen. "Daarbij is opleiden goed, maar wij betalen er niet voor, dat is hun zorg. Binnen een klant-leverancierrelatie moet en kan je dat ook zeggen."
Meer dan alleen mensen
Een technische dienst is meer dan alleen de mensen, zo stelt Inserva. Er worden ook machines ingezet en gereedschappen gebruikt. Op basis van de ervaring bij Nefit Industrial hanteert Inserva ook bij TKF de volgende handelwijze: het eerste contract wordt opgesteld voor drie jaar. Hierna is de uitbesteder vrij om te kiezen of hij verder gaat met Inserva of naar een ander wil omzien. Gaan beide partijen samen verder, dan krijgt Inserva de machines en het gereedschap als een soort 'bruidsschat'. Het is de tegenprestatie voor de optimale zorg voor het overgenomen personeelsbestand. Inserva is vervolgens verantwoordelijk om het machinepark en de gereedschappen up-to-date en veilig te houden.
(Reed Business)
"Uitbesteding was voor ons een van de manieren om tot kostenbesparing te komen", begint Gertjan Bezemer, indertijd technisch directeur van de Twentsche Kabelfabriek Haaksbergen. "Onderhoud hoort niet tot onze kernactiviteiten, wij ontwikkelen, produceren en verkopen kabel." "Hetzelfde geldt voor ons, behalve dat wij ons concentreren op de productie van gietwerk en diverse verspanende activiteiten voor derden", stelt Cees Alberts, bedrijfsleider bij Nefit Industrial in Deventer. "We wilden ons richten op de kerntaken en onze vaste kosten ombuigen naar flexibele. Elke medewerker betekent immers jaarlijkse vaste kosten. Het was een logische stap, maar geen kwestie van de knop omzetten."
Eerst afslanken
Nefit Industrial stapte in 1995 over, de Twentsche Kabelfabriek Haaksbergen (TKF) zette de stap begin 2003 en RPC Tedeco-Gizeh uit Deventer volgde in november 2004.
Al verschilt de periode van ervaring, toch kijken de eerste twee bedrijven terug op een geslaagde missie. In het eerste jaar reeds realiseerde TIG: grotendeels de beoogde kostenbesparing van 20 procent. Nefit Industrial boekte in twee jaar een besparing van 30 procent. "Eigenlijk wilden we al eerder uitbesteden", bekent Cees Alberts. "Dit bleek echter onhaalbaar zonder eerst de organisatie af te slanken."
Door de technische dienst efficiënter in te richten en geholpen door het natuurlijk personeelsverloop, bracht Nefit Industrial in 1993 het technische personeelsbestand terug van 45 tot 36 fte's. Op dat moment werd uitbesteding voor het eerst serieus overwogen. De plannen stuitten echter op ernstige bezwaren bij de ondernemingsraad en het personeel die het beoogde rendement betwistten. "Vanwege een nieuwe recessie hebben we het plan toen laten rusten", aldus Alberts. "Het moest nog slanker en een volledige reorganisatie van het bedrijf volgde. De TD telde daarna 23 medewerkers." Ondertussen groeide bij de medewerkers en de OR van Nefit Industrial het besef dat er 'iets gedaan moest worden' om als bedrijf te kunnen overleven. Het bedrijf is daarom medio 1994 gestart met een kennismakingsprocedure met bedrijven aan wie de TD eventueel kon worden uitbesteed.
Het belang van een goede voorbereiding wordt ook door TKF onderschreven. Van meet af aan werd daarom helder met de betrokkenen gecommuniceerd.
Zekerheid voor het personeel
"Het is immers een hele stap en niet meer dan logisch dat het personeel zekerheid wilde over de arbeidsvoorwaarden", aldus Bezemer. "Met de overstap bleven alle medewerkers binnen de CAO in de Metalektro. Wat het salaris en de pensioenafspraken betrof veranderde er dus niets." Naast de vertrouwde bedrijfsnamen zouden de overgestapte medewerkers eventueel ook voor andere bedrijven worden ingeschakeld. "Dat was voor de ene medewerker moeilijker dan voor de andere", herinnert Alberts zich. "Voor sommigen was het juist een uitdaging om ook bij bedrijven in de buurt te worden ingezet.' De grootste verandering zat voor beide bedrijven in de benadering van de begrippen noodzakelijk onderhoud en opdrachtgevers.
De werkzaamheden van Inserva richten zich vooral op het noodzakelijke onderhoud en minder op wenselijk onderhoud, waarin doorgaans veel uren verloren gaan.
Meer inzicht in kosten
De exacte werkwijze voor uitbesteding van het technisch onderhoud varieert van bedrijf tot bedrijf, maar komt bij Inserva in grote lijnen neer op dezelfde basisaanpak. Het vastgestelde periodieke en preventieve onderhoud, de bijbehorende inspectie en aanverwante zaken worden tegen een vast maandbedrag uitgevoerd. Afhankelijk van de overeenkomst kunnen kleine extra klussen op basis van nacalculatie worden verrekend. Voor het grotere werk, zoals wijzigingen en revisies wordt eerst een offerte gemaakt.
De opdrachtgevers koppelen altijd de uitvoering en kwaliteit van reparaties terug. Offertes worden nauwkeurig bekeken en zo houden Nefit en TKF de vinger aan de pols.
Dankzij deze aanpak ontstond binnen Nefit Industrial een beter beeld van wat het onderhoud werkelijk kost. Cees Alberts: "De afdelingschefs zijn zelf budgetverantwoordelijk en worden dus direct geconfronteerd met het prijskaartje. Daarnaast hebben ze gezien dat we reeds na twee jaar 30 procent op de onderhoudskosten konden besparen, terwijl de kwaliteit van het onderhoud en de service gelijk is gebleven, zo niet werd verbeterd."
Het moet klikken
Op dit moment werken er tien Inserva-technici bij en voor Nefit Industrial. Acht op locatie en twee in het Inserva-pand dat op hetzelfde industrieterrein in Deventer is gevestigd. Inserva Haaksbergen telt circa 40 medewerkers. Eind oktober 2003 betrokken zij feestelijk een gloednieuw onderkomen. De betrouwbaarheid van de dienstverlening wordt door Alberts en Bezemer als prima ervaren. De overstap op uitbesteding verliep conform de gestelde vooruitzichten. Reëel, correct en zonder te vervallen tot in oeverloos gediscussieer, zowel mondeling als op papier. Natuurlijk is er een contract nodig, maar dat hoeft niet tot in de details te worden opgesteld.
Voorwaarde is wel dat het vertrouwen wederzijds is en dat het moet 'klikken' tussen de klant en zijn leverancier. Gertjan Bezemer: "Belangrijk is dat je merkt dat het overgestapte personeel voldoening vindt in het werken bij een slagvaardige organisatie met een andere inslag. Ze maken nu omzet met het uitvoeren van onderhoud. Vroeger waren ze een kostenpost dat is een wezenlijk verschil."
Hoe minder het klikt, hoe meer je dient vast te leggen, stellen beide uitbesteders.
Als voorbeeld voor de eerlijke relatie zonder al te veel papierwerk noemt Alberts het aspect `vakmanschap'. Inserva dient ervoor te zorgen dat haar medewerkers op niveau zijn en blijven. Dit vooral gezien de toename van elektronica binnen diverse machines en systemen. "Daarbij is opleiden goed, maar wij betalen er niet voor, dat is hun zorg. Binnen een klant-leverancierrelatie moet en kan je dat ook zeggen."
Meer dan alleen mensen
Een technische dienst is meer dan alleen de mensen, zo stelt Inserva. Er worden ook machines ingezet en gereedschappen gebruikt. Op basis van de ervaring bij Nefit Industrial hanteert Inserva ook bij TKF de volgende handelwijze: het eerste contract wordt opgesteld voor drie jaar. Hierna is de uitbesteder vrij om te kiezen of hij verder gaat met Inserva of naar een ander wil omzien. Gaan beide partijen samen verder, dan krijgt Inserva de machines en het gereedschap als een soort 'bruidsschat'. Het is de tegenprestatie voor de optimale zorg voor het overgenomen personeelsbestand. Inserva is vervolgens verantwoordelijk om het machinepark en de gereedschappen up-to-date en veilig te houden.
(Reed Business)